نرم افزار حقوق و دستمزد

مدیریت حقوق و دستمزد آسان نیست، این کاری است که نیاز به دقت و توجه زیادی دارد، زیرا هرگونه اشتباه یا نادیده گرفتن ‌می‌تواند باعث ایجاد مشکلاتی در سازمان مالیاتی شود یا در آینده کارکنان شما تأثیر منفی بگذارد. به همین دلیل، بیشتر فریلنسرها و مهمتر از همه شرکت‌های بیشتری شروع به استفاده از نرم افزار حقوق و دستمزد ‌می‌کنند که به آنها امکان ‌می‌دهد منابع خود را به طور موثرتری کنترل کنند.

برخی از کارکنان ‌می‌توانند تمام وقت کار کنند، برخی دیگر نیمه وقت، برخی ‌می‌توانند پرداخت کامل حقوق خود را درخواست کنند، برخی دیگر به پرداخت‌های ماهانه یا سایر زیربخش‌های احتمالی تقسیم ‌می‌شوند. بنابراین نحوه محاسبه حقوق و دستمزد نیز به نوع قرارداد موجود بستگی دارد. چک حقوق باید براساس حقوق ناخالص، خالص و مالیات و کسورات محاسبه شود. همچنین محاسبه حق بیمه تامین اجتماعی، حق بازنشستگی و غیره ضروری است.

مزایای نرم افزار حقوق و دستمزد

در اکثر شرکت‌ها، ایجاد حقوق و دستمزد از طریق برنامه‌هایی مانند نرم افزار Excel انجام ‌می‌شود. تمامی روش‌های دستی مستلزم ساعت‌ها کار دستی به ‌ویژه از سوی مدیریت و منابع انسانی است که مدیریت این فعالیت حسابداری به آنها سپرده شده است. اتخاذ یک سیستم مدیریت یکپارچه حقوق و دستمزد از طریق نرم افزار قطعا به تغییر دیدگاه در مدیریت این فعالیت‌ها کمک ‌می‌کند. در واقع، مزایای اصلی عبارتند از:

• دقت بیشتر: این نرم افزار به شما اجازه ‌می‌دهد تا به طور خودکار داده‌های کارمندان را بررسی کنید و مطمئن شوید که حقوق و دستمزد همیشه بروز و صحیح است.
• امنیت پیشرفته: ‌می‌تواند به بهبود امنیت داده‌ها کمک کند، این نرم افزار ‌می‌تواند داده‌های کارمندان را در یک محیط امن ذخیره کند و اطمینان حاصل کند که آنها از هر گونه نفوذ خارجی در امان هستند.
• افزایش سرعت: نرم افزار مدیریت حقوق و دستمزد ‌می‌تواند به سرعت بخشیدن فرآیند پردازش حقوق و دستمزد کمک کند. همچنین برخی از کارها مانند بروز رسانی اطلاعات کارکنان، تولید اطلاعات حسابداری و تولید گزارش‌ها را خودکار کند. این بدان معناست که تیم ‌می‌تواند به جای کارهای دستی، روی کارهای مهمتر تمرکز کند.
• انعطاف پذیری بیشتر: ‌می‌تواند به انعطاف پذیری بیشتر فرآیند پردازش حقوق و دستمزد شما کمک کند، نرم افزار را ‌می‌توان به راحتی با توجه به نیاز شرکت سفارشی کرد.

علاوه‌بر مواردی که گفته شد می‌توانید تمام تغییرات حقوق و دستمزد را مدیریت کنید، مشکلات را دانلود و به اشتراک بگذارید، ایجاد گزارش‌های سفارشی، تایید اسناد و همچنین از داده‌های خود بکاپ بگیرید.

نحوه انتخاب نرم افزار مدیریت حقوق و دستمزد

در این مرحله ممکن است تعجب کنیم که چگونه از بین گزینه‌های متعدد، سازگارترین نرم افزار را برای تجارت خود انتخاب کنیم. این مهم است که به خوبی بدانید که از نظر مالی روی چه چیزی سرمایه گذاری ‌می‌کنید و بنابراین فراموش نکنید که چگونه یک نرم افزار با توجه به برخی عوامل ایجاد شده است.

1. رابط کاربری: شما باید اطمینان حاصل کنید که رابط کاربری نرم افزار برای استفاده و درک آسان است و بنابراین امکان تجربه کاربری خوب را فراهم ‌می‌کند. اکثر نرم افزارهای حقوق و دستمزد یک رابط بصری ارائه ‌می‌دهند که ‌می‌تواند به راحتی حتی توسط مبتدیان استفاده شود. اگر استفاده از یک نرم افزار بیش از حد پیچیده باشد، تمام صرفه جویی در منابعی که تاکنون توضیح داده شده است، ‌می‌تواند باطل شود.
2. کارکرد: نرم افزار باید بتواند تمام عملکردهای مورد نیاز را ارائه دهد. به عنوان مثال، برخی از نرم افزارها ابزارهایی را برای تولید گزارش خودکار ارائه ‌می‌دهند، درحالیکه برخی دیگر ‌می‌توانند اطلاعات دقیق کارمندان را ارائه دهند. باید به شما امکان ایجاد و مدیریت مخاطبین خود را نیز ‌بدهد.
3. بروزرسانی خودکار: وضعیت کارکنان یک شرکت بدیهی است که همیشه ثابت نیست، اما ‌می‌تواند در طول زمان تغییر کند. بنابراین لازم است که نرم افزار برای صرفه جویی در مقدار زیادی از کار به شما این امکان را بدهد که به راحتی در داده‌های مربوط به کارکنان برای ایجاد تغییرات در قراردادهای کاری موجود و همچنین در مزایای احتمالی مداخله کنید. همچنین امکان مدیریت تمام ماژول‌هایی را که به غیبت‌ها، مجوزها و تعطیلات اشاره می‌کنند، و تمام تغییرات داده‌ها و تأثیرات آن‌ها را در فیش حقوقی ارجاع داده و ثبت کنید.
4. یکپارچه سازی: نرم افزار باید بتواند با سایر سیستم‌های تجاری یکپارچه شود، اکثر نرم افزارهای حقوق و دستمزد قابلیت ادغام با نرم افزارهای دیگر مانند نرم افزار حسابداری و سیستم‌های مدیریت منابع انسانی را ارائه ‌می‌دهند.
5. دسترسی: مهم است که بتوانید به نرم افزار دسترسی داشته باشید نه تنها از دستگاه‌های مختلف موجود در دفتر، بلکه احتمالاً از هر ایستگاه کاری ممکن، حتی دورکاری.
6. پشتیبانی: نرم افزار باید توسط یک تیم پشتیبانی توانمند حمایت شود، تیم باید بتواند به هر سوال یا مشکلی به سرعت پاسخ دهد.

مدیریت منابع انسانی را بهینه کنید

کارهای دستی و تکراری که ما هر ماه انجام ‌می‌دهیم، مانند ایجاد لیست حقوق، گاهی اوقات ‌می‌تواند منجر به نادیده گرفتن و اشتباه شود. یا به این دلیل که فیش حقوقی ماه قبل را به عنوان الگو در نظر ‌می‌گیریم و یا شخصی تغییری را به صورت شفاهی ‌می‌گوید و ما آن را فراموش ‌می‌کنیم، یا صرفاً به این دلیل که با ماشین حساب اشتباه کرده‌ایم. برای به حداقل رساندن خطاهایی که ‌می‌تواند در آینده برای ما مشکل ایجاد کند، ‌می‌توانیم روی نرم افزار حقوق و دستمزد حساب کنیم.

چگونه حقوق و دستمزد را به طور موثر مدیریت کنیم؟

آیا ‌می‌دانستید با استفاده از نرم افزار حقوق و دستمزد ‌می‌توانید 5 تا 6 ساعت در هفته صرفه‌جویی کنید؟ با سرمایه گذاری زمان خود در فعالیت‌هایی که ارزش بیشتری به شرکت ‌می‌بخشد، بهره‌وری بیشتری داشته باشید. وقتی نوبت به ایجاد حقوق و دستمزد ‌می‌رسد، به لطف دیجیتالی کردن، کل فرآیند را ساده کنید.

1. امنیت تضمین شده: ‌می‌توانیم تعیین کنیم که چه کسی به اطلاعات دسترسی دارد، زیرا ما کسانی هستیم که اجازه دسترسی به افراد را ‌مشخص می‌کنیم.
2. راحتی: داشتن نرم افزار منابع انسانی یکسان که از طریق آن ‌می‌توانید لیست حقوق و دستمزد همه کارمندان خود را مدیریت کنید بسیار ساده‌تر از مدیریت چندین برگه اکسل خواهد بود.
3. حفاظت از داده‌ها: وظیفه شما به عنوان بخش منابع انسانی این است که اطمینان حاصل کنید که حریم خصوصی داده‌های کارگران شما رعایت ‌می‌شود. علاوه‌براین، شما همچنین باید در مورد تمام موارد قانونی که بر کارمندان خود تأثیر ‌می‌گذارد بروز باشید. بنابراین، نرم افزار حقوق و دستمزد ‌می‌تواند بسیار مفید باشد زیرا از GDPR (مقررات عمو‌می‌ حفاظت از داده‌ها) پیروی ‌می‌کند.
4. دسترسی به اطلاعات: کارمندان می‌توانند در هر زمان و در یک محیط امن، فیش‌های حقوق و همچنین اسناد خود را بررسی کنند.
5. صرفه جویی در هزینه: زمانیکه فیش حقوقی را با یک نرم افزار حقوق و دستمزد محاسبه ‌می‌کنید می‌توانید مدیریت فرآیندهای خود را تا 70 درصد بهبود بخشید.