مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPMS چیست؟

مدیریت فرآیند کسب و کار BPMS مخفف " Business Process Management Software " یا "Business Process Management Suite" است.
BPMS (یا اخیراً iBMPS با "i" که به "هوشمند" اشاره دارد) یک ابزار نرم افزاری است که برای بهبود فرآیندهای تجاری سازمان از طریق تعریف، اتوماسیون و تجزیه و تحلیل فرآیندهای تجاری استفاده می‌شود. در زیر به بررسی هر یک از این مفاهیم می‌پردازیم.

BPM به خودی خود رشته‌‌ای است که توسط سازمان‌ها برای شناسایی، مستندسازی و بهبود فرآیندهای تجاری خود استفاده و برای فعال کردن جنبه‌های BPM استفاده می‌شود.

مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟

قبل از ایجاد هرگونه اتوماسیون گردش کار BPM، فرآیندها باید مستند شوند، که به برنامه‌ریزی و همکاری و همچنین ابزارهایی برای نشان دادن نحوه ظاهر فرآیندها نیاز دارد.
مدل‌های فرآیند کسب‌ و کار را می‌توان به روش‌های مختلف در BPMS ایجاد کرد و سپس توسط ذینفعان بررسی شود تا اطمینان حاصل شود که تصویر دقیقی از فرآیند به دست می‌آید.

مدل‌های فرآیند را می‌توان به روش‌های مختلفی منتشر کرد یا به فرمت‌های مختلف صادر کرد. برخی از مدل‌ سازهای فرآیند، حالت‌های شبیه‌سازی را برای آزمایش سناریوهای مختلف فرآیند نیز شامل می‌شوند.

اتوماسیون فرآیند کسب و کار:

جنبه اصلی اتوماسیون فرآیند‌، بارگذاری بسیاری از کارهای عادی مربوط به عملکردهای روزانه کارکنان به سیستمی است که با قوانین تجاری و محرک‌های خودکار با تعامل انسانی محدود به لطف موتور گردش کار برنامه‌ریزی شده است.
ایجاد این اتوماسیون شامل جمع‌آوری وظایف یا اقدامات و مکانیسم‌های ورودی (مثلا فرم‌ها یا ورودی‌های سیستم) برای تقلید از رفتار یک فرآیند تجاری است.

تجزیه و تحلیل فرآیند:

ابزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار سطوح مختلفی از گزارش  ارائه می‌دهند یا با ابزارهای گزارش ادغام می‌شوند تا تجزیه و تحلیلی در مورد عملکرد فرآیند ارائه دهند.
گزارش‌ها به KPI (شاخص‌های کلیدی عملکرد) گره خورده‌اند و داده‌هایی را در مورد عملکرد اقدامات، فرآیندها، اعضای فرآیند و غیره ارائه می‌دهند.
تجزیه و تحلیل‌ها می‌توانند نقاط فرآیند را شناسایی کرده و فرصت‌هایی را برای بهبود مستمر فرآیند فراهم کنند. علاوه بر این، ممیزی می‌تواند بر روی اقدامات تاریخی انجام شود.

KPIها و معیارهای مدیریت فرآیند کسب و کار

مانند هر تلاش تجاری، اندازه‌گیری با BPM بسیار مهم است. مهم‌ترین چیزیکه هنگام تصمیم‌گیری برای اندازه‌گیری باید از آن اجتناب کرد، اتخاذ رویکردی بدون اسکریپت است که فهرستی از خواسته‌های KPIها را از مدیران بخش فهرست می‌کند، زیرا این رویکرد ممکن است منجر به فهرستی طولانی از KPIها برای مدیریت شود، KPIهایی که ارزش تجاری ناکافی را ارائه می‌دهند، KPIها که با اهداف تجاری سطح بالا همسو نیستند و KPIهایی که در واقع اهداف متقابل دارند.

SMART: برای اندازه گیری عملکرد فرآیند کسب و کار، مفهوم رایج معیارهای SMART هنگام اندازه‌گیری عملکرد تلاش‌های بهبود فرآیند اعمال می‌شود.

خاص: معیارها باید خاص و مرتبط با اهداف تجاری باشد.

قابل اندازه گیری: معیارها باید معنی‌دار و قابل اندازه‌گیری باشند. عناصر داده‌های زیربنایی باید به طور دقیق و کامل جمع آوری شوند و محاسبه باید صحیح باشد.

قابل دستیابی: مقادیر هدف برای متریک شما باید به طور واقع بینانه قابل دستیابی باشد. آیا افراد مناسب توانایی و اختیار لازم را دارند تا معیار را به سمت مقدار هدف هدایت کنند؟

مرتبط: معیارها باید واقع بینانه، مرتبط و نتیجه محور باشند. آیا اقدامات شناسایی شده‌ای وجود دارد که بتواند متریک را به سمت مقدار هدف خود سوق دهد؟

محدود به زمان: معیارها باید به موقع باشند، به خصوص اگر معیارهای شاخص باشند. آیا می‌توان گزارش‌ها را تولید یا داشبوردها را به موقع بروز کرد تا مداخلات مناسب برای هدایت متریک به سمت هدفش امکان‌پذیر باشد؟