02634457743
02634457743
آشنایی با روش‌های حسابداری
در هنگام شروع کار، حسابداری می‌تواند یک کار دلهره‌آور باشد، به خصوص اگر حسابدار نیستید و بسته به کسب و کار شما، نحوه مدیریت حسابداری می‌تواند تغییر کند. روش‌های حسابداری چیست و چگونه انتخاب می‌کنید که از کدام روش برای حسابداری کسب و کار خود استفاده کنید؟ در ادامه به این سوالات پاسخ می‌دهیم..
روش‌های حسابداری
دو نوع حسابداری برای انتخاب وجود دارد: حسابداری تک ورودی و حسابداری دو ورودی.
سه روش حسابداری وجود دارد: مبنای تعهدی، مبنای نقدی و مبنای نقدی اصلاح شده.
قبل از اینکه بتوانیم در مورد انواع کسب و کارها از روش‌های حسابداری خاص صحبت کنیم، اجازه دهید به طور خلاصه به اصول اولیه بپردازیم.
نوع حسابداری تک ورودی:
حسابداری تک ورودی دقیقاً همان چیزی است که به نظر می‌رسد. شما هر معامله را در دفاتر خود به عنوان یک ورودی ثبت می‌کنید. حسابداری نقدی از روش تک ورودی استفاده می‌کند و در عرض یک دقیقه به آن خواهیم رسید.
روش تک ورودی معمولاً پرداخت‌های نقدی و دریافت‌های نقدی را ثبت می‌کند. اگر از حسابداری تک ورودی استفاده می‌کنید، تمام وجوه ورودی و خروجی را در دفتر نقدی ثبت می‌کنید و شما معمولا دارایی‌ها و بدهی‌ها را به طور جداگانه پیگیری می‌کنید.
نوع حسابداری دو ورودی:
برخلاف حسابداری تک ورودی، شما برای هر تراکنش دو یا چند ورودی را در حسابداری دو ورودی ثبت می‌کنید . هر تراکنش شامل یک بدهی و اعتبار به حساب‌های مختلف است. حداقل در یک حساب اعتباری ثبت می‌کنید و حداقل در یک حساب دیگر بدهی را وارد می‌کنید.
اساس حسابداری دو طرفه این است که هر تراکنش حداقل بر روی دو حساب اثرات مساوی و متضاد داشته باشد. درحالیکه حسابداری دو ورودی پیچیده‌تر از یک ورودی است، این روش می‌تواند به شما کمک کند که:
- سوابق حسابداری دقیق را حفظ کنید
- سوابق حسابداری را بیابید و کاهش دهید
- تصمیمات مالی بهتر و آگاهانه‌تری بگیرید
- تصویری واضح از وضعیت مالی کسب و کار خود را ببینید
*هم مبنای نقدی اصلاح شده و هم حسابداری تعهدی از حسابداری دوطرفه استفاده می‌کنند.
روش حسابداری نقدی:
باز هم حسابداری تک ورودی و حسابداری مبتنی بر نقدی دست به دست هم می‌دهند. از آنجایکه حسابداری بر مبنای نقدی ساده‌ترین روش حسابداری است. به عنوان ساده‌ترین روش، بسیاری از مشاغل کوچک تمایل دارند از آن برای حسابداری استفاده کنند.
با روش حسابداری نقدی فقط می‌توانید از حساب‌های نقدی استفاده کنید. این بدان معناست که می‌توانید چیزهایی مانند پول نقد، هزینه‌ها و درآمد را ثبت کنید. اما، نمی‌توانید بدهی‌های بلندمدت، وام‌ها یا موجودی را ردیابی کنید.
حسابداری نقدی چگونه کار می‌کند؟
زمانیکه آن را دریافت می‌کنید، درآمد را ثبت و فقط زمانیکه هزینه‌های خود را پرداخت می‌کنید گزارش می‌دهید. وقتی صحبت از گزارش مالیات می‌شود، مبنای نقدی شما را ملزم می‌کند که درآمد را در سالی که دریافت می‌کنید و هزینه‌ها را در سالی که به آنها پرداخت می‌کنید گزارش می‌دهید.
روش حسابداری تعهدی:
روش حسابداری تعهدی بسیار پیچیده‌تر از مبنای نقدی است. معمولاً برای استفاده از این روش لازم است مقداری دانش حسابداری داشته باشید.
حسابداری تعهدی چگونه کار می‌کند؟
شما از حساب‌های پیشرفته‌تری مانند حساب‌های پرداختنی، دارایی‌های جاری، بدهی‌های بلندمدت و موجودی استفاده می‌کنید و زمانیکه معامله انجام می‌شود، درآمد را ثبت می‌کنید، حتی اگر در آن زمان وجه را دریافت نکنید. همچنین باید تمام هزینه‌ها را هنگام دریافت صورت حساب ثبت کنید، نه فقط هنگام پرداخت صورت حساب.
برای اهداف مالیاتی، روش تعهدی از شما می‌خواهد که درآمد را در سالی که به دست می‌آورید گزارش دهید، حتی اگر وجوه را دریافت نکرده‌اید و در سالی که متحمل می‌شوید هزینه‌ها را کسر می‌کنید، چه هزینه‌ها را پرداخت کرده باشید یا نه.
روش حسابداری بر مبنای نقدی اصلاح شده:
همانطور که از نام آن پیداست، حسابداری مبتنی بر نقدی اصلاح شده یک روش حسابداری ترکیبی است. حسابداری مبتنی بر نقدی اصلاح شده مبنای نقدی و حسابداری تعهدی را با هم ترکیب و آن را به یک رسانه خوشحال کننده برای صاحبان مشاغل تبدیل می‌کند. کسب و کارهایی که نیاز به ثبت و تعادل معاملات کوتاه مدت و بلند مدت دارند، این روش را ایده‌آل می‌دانند.
با روش ترکیبی حسابداری می‌توانید از حساب‌های نقدی و تعهدی مانند وجه نقد، دارایی‌های جاری، بدهی‌های بلندمدت و حساب‌های پرداختنی استفاده کنید. همچنین می‌توانید اقلام کوتاه مدت را با استفاده از پول نقد ثبت کنید. اما، شما همچنین می‌توانید اقلام بلندمدت را تعهدی وارد و پیگیری کنید.
انتخاب روش‌های حسابداری برای کسب و کار شما
اکنون که انواع حسابداری و سه روش حسابداری را بررسی کردیم، اجازه دهید به این سوال بزرگ پاسخ دهیم. چگونه می‌دانید از کدام نوع و روش حسابداری استفاده کنید؟ خوشبختانه، IRS قوانینی را در مورد اینکه چه کسی می‌تواند یا نمی‌تواند از هر روش استفاده کند، تعیین می‌کند.
به طور کلی، اکثر مشاغل می‌توانند از هر روش حسابداری که دوست دارند استفاده کنند. با این حال، قوانین IRS بیان می‌کند که کسب و کارهای بزرگتر نمی‌توانند از روش پایه نقدی یا ترکیبی استفاده کنند.
اما، یک تجارت بزرگتر چیست؟ اگر کسب و کار شما به شرح زیر است، نمی‌توانید از حسابداری مبتنی بر نقدی یا مبنای نقدی اصلاح شده استفاده کنید:
- یک شرکت با میانگین درآمد ناخالص سالانه برای سه سال مالیاتی قبلی بیش از 25 میلیون دلار.
- مشارکت با یک شرکت با میانگین درآمد ناخالص سالانه برای سه سال مالیاتی قبلی بیش از 25 میلیون دلار.
- یک پناهگاه مالیاتی، همانطور که توسط انتشارات 538 تعریف شده است.
- یک شرکت خدمات شخصی واجد شرایط، همانطور که توسط IRS تعریف شده است.
- برای محاسبه درآمدهای ناخالص تعریف شده توسط IRS، درآمدهای ناخالص سالانه سه سال قبل را با هم جمع کرده و کل آن را بر سه تقسیم کنید. اگر میانگین از 25 میلیون دلار تعیین شده توسط IRS فراتر رفت، باید به حسابداری تعهدی بروید.
- اگر کسب و کار خود را با استفاده از نقدی یا حسابداری مبتنی بر نقدی اصلاح شده شروع می‌کنید و از محدودیت‌های تعیین شده توسط IRS برای هر سال مالیاتی تجاوز می‌کنید، باید به مبنای تعهدی حسابداری تغییر دهید.
- اگر کسب و کار شما عمومی است، باید از حسابداری تعهدی، طبق اصول پذیرفته شده حسابداری (GAAP) استفاده کنید. شرکت‌های دولتی شامل مشاغلی هستند که در کمیسیون بورس و اوراق بهادار (SEC) ثبت شده‌اند.
- شرکت‌هایی که در فهرست SEC قرار نگرفته‌اند، اگر می‌خواهند به دنبال تأمین مالی باشند یا حساب‌هایشان توسط شخص ثالث بررسی شود (مثلاً حسابرسی) ممکن است از قوانین GAAP استفاده کنند.
تغییر روش‌های حسابداری
بسیاری از کسب و کارهای کوچک با استفاده از روش حسابداری مبتنی بر نقدی یا ترکیبی شروع به کار می‌کنند زیرا آسان‌تر است. اما همانطور که کسب و کار شما رشد می‌کند، ممکن است احساس کنید که نیاز دارید یا مجبور به تغییر روش خود شوید.
بنابراین، چگونه از یک روش حسابداری به روش دیگر تغییر می کنید؟ ابتدا، کتاب‌های کسب و کار خود را طوری تنظیم کنید که تغییر از یک روش به روش دیگر را منعکس کند.
از آنجاکه تغییر از تعهدی به نقدی نادر است، ما بر تغییر از مبنای نقدی به تعهدی تمرکز خواهیم کرد. برای ایجاد تغییر در کتاب‌های خود، مراحل زیر را انجام دهید:
- هزینه‌های پیش پرداخت و تعهدی را اضافه کنید.
- ثبت هر گونه هزینه انباشته (مثلاً صورت حساب‌های پرداخت نشده و دستمزدهای به دست آمده) برای کارمندانی که هنوز پرداخت نکرده‌اید.
- هرگونه هزینه از پیش پرداخت شده را از دوره حسابداری جاری به حساب دارایی منتقل کنید.
- اضافه کردن حساب‌های دریافتنی.
- فاکتورهای پرداخت نشده مشتری را به کتاب‌های خود اضافه کنید.
- پرداخت‌های نقدی، پیش پرداخت‌های مشتری و دریافت‌های نقدی را کم کنید.
- پرداخت‌های نقدی مربوط به آخرین دوره حسابداری را حذف کنید تا سود انباشته ابتدای دوره جاری کاهش یابد.
- پیش پرداخت‌ها را به عنوان فروش معکوس و بدهی کوتاه مدت ثبت کنید تا زمانیکه کالا یا خدمات را ارائه دهید.
- در صورتیکه فروش در دوره قبلی شروع شده باشد، دریافت‌های نقدی دریافتی در دوره جاری را بررسی کرده و از آن کم کنید. فروش را به عنوان مطالبات در دوره قبل درج کنید.
